PENERAPAN KNOWLEDGE MANAGEMENT PA DA PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS GADJAH MADA

PENDAHULUAN

Latar Belakang

Diperlukan suatu terobosan guna memudahkan perolehan informasi untuk mengembangkan pengetahuan dan informasi bagi masyarakat salah satunya dengan Knowledge Management yang mengikutsertakan teknologi informasi dalam mengolah pengetahuan.

Dalam dunia pendidikan, perpustakaan merupakan sumber segala informasi maka di dalam perpustakaan perlu suatu sistem informasi untuk memudahkan pengguna (mahasiswa dan dosen) mendapatkan referensi pengetahuan selengkap mungkin, akurat, dan cepat.

Dalam kasus ini, Universitas Gadjah Mada sebagai universitas terkemuka dalam bidang ilmu pengetahuan harus mengembangkan sistem informasi perpustakaan agar dapat menunjang kegiatan pengembangan sumber daya manusia yang dapat mengikuti perkembangan teknologi dan tuntutan akan pengetahuan terkini.

Fungsi perpustakaan terus berkembang tidak hanya sebagai tempat peminjaman buku, namun juga sebagai tempat menggali informasi dari berbagai media, misalnya sumber-sumber noncetak seperti jurnal elektronik, database yang dapat diakses melalui media internet.

Kebutuhan terhadap informasi tersebut membutuhkan suatu dukungan teknologi informasi yang dapat membantu universitas menempatkan berbagai referensi pengetahuan bagi mahasiswa dan dosen untuk mendapatkan tambahan pengetahuan yang berkualitas

Dengan knowledge management dalam perpustakaan tentu akan membantu dalam mengumpulkan, mengidentifikasi pengetahuan yang potensial, dan mengelola keseluruhan pengetahuan yang berpotensi bagi kemajuan kualitas sumber daya manusia dalam Universitas Gadjah Mada.

Knowledge management dalam sistem informasi perpustakaan akan menguntungkan bagi universitas dalam mengembangkan jaringan perpustakaan agar dapat mengakses informasi dan pengetahuan 24 jam/7 hari seminggu, dapat diakses kapan saja, dan di mana saja, atau dengan kata lain sistem informasi perpustakaan dapat menawarkan layanan perpustakaan yang menembus ruang dan waktu.

Knowledge management diterapkan pada bidang pendidikan (dalam cakupan perpustakaan) sebagai media penyebaran informasi secara tidak terbatas. Teknologi informasi berperan penting dalam manajemen pengetahuan untuk menciptakan, menyimpan, memelihara dan mendiseminasikan pengetahuan.


Ruang Lingkup Pembahasan Masalah
1. Masalah difokuskan pada fungsi perpustakaan yang berkembang dalam perspektif pendidikan sejalan dengan perkembangan teknologi informasi.
2. Pemanfaatan knowledge management dalam sistem informasi perpustakaan dapat menunjang jaringan perpustakaan dalam Universitas Gadjah Mada.
3. Masalah dalam jurnal ditekankan pada knowledge management dalam lingkup perspektif, tidak meliputi sistem keamanan jaringan.
4. Penulisan jurnal ini tidak mencakup dalam perancangan sistem informasi perpustakaan Universitas Gadjah Mada.
5. Penulisan ini berfokus pada analisa model knowledge management pada perpustakaan Universitas Gadjah Mada, tidak pada desain sistem.

Tujuan
1. Mengkaji teknologi yang diterapkan dalam sistem informasi perpustakaan.
2. Mengkaji hubungan knowledge management dalam pengembangan sistem informasi perpustakaan Universitas Gadjah Mada yang berkelanjutan.
3. Menganalisis knowledge management dalam tata kelola perpustakaan Universitas Gadjah Mada.

Manfaat
1. Memahami pentingnya knowledge management dalam tata kelola pengetahuan yang berpotensi dalam institusi pendidikan (Universitas Gadjah Mada).
2. Mendapatkan suatu informasi peran teknologi dalam sinkronisasi knowledge management dengan sistem informasi perpustakaan sehingga mampu menunjang jaringan perpustakaan Universitas Gadjah Mada.

Menurut Dilip Bhatt (2000) bahwa knowledge management memiliki komponen yang saling terkait satu sama lain, adapun komponennya :
1. People
2. Technology
3. Process
Ketiganya dapat menghasilkan suatu pembelajaran bagi organisasi. Dari gambar dapat diketahui bahwa komponen sumber daya manusia menjadi factor penting penerapan knowledge management untuk menghasilkan budaya belajar dalam suatu organisasi. Mengapa demikian? Karena hampir sebagian besar pengetahuan yang dimiliki seseorang jauh lebih berpotensi daripada teknologi yang disediakan oleh organisasi.













Knowlegde Management dalam Perspektif Institusi Pendidikan (Universitas Gadjah Mada)

Dalam institusi pendidikan, penyediaan akses informasi 24 jam harus diterapkan. Teknologi komunikasi dan informasi yang ada sekarang akan terus berkembang dan semakin memungkinkan peserta didik untuk mengakses berbagai bahan pengetahuan dari sumber lain yang dapat menguatkan suatu bahan pengetahuan

Tugas Universitas Gadjah Mada beserta dengan pustakawan harus mendorong minat mahasiswa untuk menggali informasi yang tersedia secara maksimal tanpa terhambat waktu dan ruang.

Knowledge management dijadikan alasan bagi Universitas Gadjah Mada untuk menyediakan selengkap mungkin referensi buku pengetahuan untuk menciptakan suatu standar perpustakaan yang bertaraf internasional.

Universitas Gadjah Mada saat ini telah mengembangkan perpustakaan elektronik, yang diperlukan untuk tindak lanjut adalah mengintegrasikan konsep knowledge management dalam hal pemerolehan, pengorganisasian, pemeliharaan,dan pendistribusian pengetahuan meliputi pengetahuan informal, tidak terstruktur, dan eksternal yang menyangkut lembaga induknya. Konsep knowledge management itu sendiri adalah mendorong bagi tiap individu dapat mengelola pengetahuan yang dimiliki maupun yang digali dari sumber lain yang terkait dengan kebutuhan individu terhadap pengetahuan.

Kesuksesan pendidikan dalam suatu universitas diukur dari perpustakaan itu sendiri, semakin banyak buku yang dimiliki dan lengkap, dan didukung dengan teknologi yang membantu dalam aktivitas di dalamnya, akan menjadi kunci sebuah universitas dapat bersaing, seperti Universitas Gadjah Mada.

Di Universitas Gadjah Mada memiliki 64 perpustakaan yang terbagi atas perpustakaan fakultas (disiplin ilmu) dan perpustakaan untuk pusat studi. Tersebarnya perpustakaan tersebut tentunya perlu suatu manajemen yang dapat membantu pihak universitas, khususnya di sini adalah pustakawan untuk mengelola koleksi dengan baik dan dapat dimanfaatkan secara maksimal. Untuk itu suatu penerapan teknologi informasi sejenis sistem informasi perpustakaan yang dapat membentuk suatu jaringan perpustakaan sangat dibutuhkan agar tidak terjadi redudansi pengelolaan kepustakaan.

Bersamaan dengan hal itu beberapa konsep knowledge management dapat mendasari suatu institusi pendidikan menerapkan suatu perpustakaan berbasis knowledge management, antara lain:
1. Knowledge management merupakan proses yang terus-menerus harus dilakukan sehingga proses tersebut akan menjadi satu budaya dari perusahaan tersebut, dan akhirnya perusahaan akan membentuk perusahaan yang berbasis kepada pengetahuan.
2. Knowledge management membantu organisasi untuk mengelola kemampuan tiap individu untuk sharing knowledge.
3. Organisasi harus mampu mengintegrasi, me-manage knowledge dan informasi terhadap lingkungan secara efektif.

Hal-hal di atas harus dapat disinkronisasikan tanpa mengalami hambatan jika masing-masing user menyadari betapa pentingnya pengorganisasian pengetahuan.

Pengetahuan yang umum tersedia dalam universitas berupa :
1. Tacit knowledge
 pengetahuan yang berbentuk know-how, pengalaman, skill, pemahaman, maupun rules of thumb.
2. Explicit knowledge
 : pengetahuan yang tertulis, terarsip, tersebar (cetak maupun elektronik) dan bisa sebagai bahan pembelajaran (reference) untuk orang lain.

Pengelolaan knowledge explicit lebih mudah dikarenakan sudah tercetak, dalam bentuk buku, jurnal,makalah, skripsi, maupun bentuk karya ilmiah tertulis, yang memudahkan bagi pihak pengguna (mahasiswa) untuk mendapatkan referensi informasi yang dibutuhkan. Sedangkan untuk pengelolaan tacit knowledge sangat sulit, karena beberapa hal seperti beberapa orang enggan untuk melakukan sharing knowledge kepada orang lain, alasannya cukup mudah bahwa pengetahuan yang dimiliki oleh seseorang adalah kekuatan bagi orang tersebut, bila harus dilakukan sharing, hal tersebut sangat sulit, kecuali fenomena sekarang ini yang dapat tertuang dalam blog-blog yang dimiliki oleh orang yang ahli dalam bidang-bidang tertentu. Penggabungan kedua jenis knowledge di atas akan sangat membantu bagi pihak pengguna untuk melakukan studi banding atas berbagai pengetahuan dan menjadi acuan bagi perpustakaan untuk selalu menggali pengetahuan yang potensial dari beberapa dosen.

Pelayanan Perpustakaan Universitas Gadjah Mada

Kegiatan pelayanan perpustakaan dapat dilihat dari dua sisi, yaitu dari sisi penyedia layanan dan dari sisi pemakai layanan. Dari sisi penyedia layanan, kegiatan pelayanan perpustakaan meliputi:
1. Pengadaan pustaka: pembelian, pelangganan, pencarian/pengumpulan.
2. Penyiapan pustaka: antara lain, pemberian label, dan katalogosasi.
3. Pemberian layanan: antara lain, penempatan pustaka di rak, pengeluaran pustaka untuk dipinjamkan (sirkulasi), dan seringkali pula: mencarikan pustaka atas permintaan pengguna layanan.
4. Pemeliharaan pustaka: perbaikan dari kerusakan, pemeliharaan agar tidak rusak, penyimpanan dalam media lain (misal: dari buku ke CD-ROM).

Selain itu, penyedia layanan juga menyediakan ruang beserta sarana-prasarana yang diperlukan untuk kegiatan penggunaan layanan perpustakaan.
Dari sisi pengguna layanan, terdapat beberapa kegiatan sebagai berikut:
1. Mencari pustaka: mencari dari katalog, menelusuri rak-rak buku.
2. Membaca/memanfaatkan pustaka (di ruang perpustakaan)
3. Meminjamkan pustaka (untuk dibawa ke luar perpustakaan)

Seiring tuntutan kebutuhan pelayanan ditingkatkan dengan berbagai kemajuan, seperti adanya pelayanan akses antar perpustakaan yang menghubungkan berbagai universitas yang bekerjasama dengan Universitas Gadjah Mada. Kebutuhan akan berbagai pengetahuan inilah yang mendorong perlu adanya tata kelola perpustakaan yang lebih memadai, salah satunya dengan upaya sistem informasi perpustakaan.

Teknologi Sistem Informasi Perpustakaan UGM

Tujuan Universitas Gadjah Mada selaku universitas terkemuka di Indonesia berusaha untuk menciptakan suatu kualitas sumber daya manusia yang mampu bersaing dengan perguruan tinggi lainnya di Asia. Untuk itu kepentingan untuk mengakses jurnal dan buku di perpustakaan UGM tanpa harus hadir secara fisik menjadi bagian dari pelayanan perpustakaan UGM yang telah dikemukakan di atas, bahwasannya semakin berkembangnya teknologi integrasi kebutuhan dan kegiatan pelayanan dapat berjalan dengan automasi. Untuk itu perlu adanya suatu jaringan yang menghubungkan 64 perpustakaan yang ada di UGM yang dapat digunakan untuk mengontrol koleksi-koleksi cetak dan non cetak di setiap perpustakaan. Keuntungan dari adanya pusat data dan jaringan terintegrasi ini adalah mengurangi duplikasi koleksi antar perpustakaan. Pada nantnya secara teknologi semua data masuk ke dalam database dan tinggal menghubungkan antar database di perpustakaan yang satu dengan lainnya dan proses peminjaman antar perpustakaan dapat terlaksana dengan baik.


Penambahan koleksi perlu dilakukan secara terus menerus,salah satunya dengan menjalin kerjasama sister library, yaitu akses perpustakaan antar universitas, dimana perpustakaan UGM menjalin hubungan dengan 11 perpustakaan di negara-negara ASEAN, termasuk penambahan jurnal asing melalui langganan beberapa jurnal asing seperti ProQuest, Jstor.

Berikut ini adalah jaringan perpustakaan yang terhubung dengan server UGM :




Gambaran umum arsitektur jaringan UGM : Terdapat beberapa server yang saling terhubung. Yang pertama adalah server PPTIK, kedua server local UGM. Kedua server ini dapat digunakan oleh user untuk terhubung ke internet melalui local network. Untuk akses ke portal perpustakaan, mahasiswa harus mendaftar dengan menggunakan username dan password yang berbeda dari portal akademik UGM.

Terdapat aplikasi yang khusus dibuat untuk kegiatan tertentu, misal: perangkat lunak sirkulasi pustaka. Data kepustakaan pada saat ini dapat diakses dari jarak jauh lewat kabel atau udara (gelombang radio) dengan memanfaatkan teknologi komunikasi.
Pemanfaatan Sistem Informasi Perpustakaan Universitas Gadjah Mada
Dari sisi penyedia layanan, pemanfaatan kemajuan teknologi informasi untuk mendukung kegiatan pelayanan perpustakaan meliputi:
1. Pengadaan bahan pustaka: pembelian, pelangganan, pencarian / pengumpulan
 Pencarian informasi pustaka yang dijual oleh penerbit di dunia dapat dilakukan lewat akses internet; demikian juga, pemesanan maupun pembelian/pembayarannya dapat dilakukan lewat internet.
2. Penyiapan pustaka: antara lain, pemberian label dan katalogisasi
 Penyiapan pustaka dapat lebih lancar dan terintegrasi dengan memanfaatkan perangkat lunak umum (olah kata dan olah angka) maupun dengan perangkat lunak yang khusus dibuat untuk mendukung pengolahan pustaka.

3. Pemberian layanan
 Pemberial layanan sirkulasi dan pencarian pustaka dapat didukung oleh suatu sistem informasi yang khusus dibuat untuk itu.

4. Pemeliharaan pustaka
 Penyimpanan pustaka dari bentuk buku ke dalam media berupa CD dapat dilakukan dengan teknologi komputer.

Dari sisi pengguna layanan, kemajuan teknologi informasi perlu dimanfaatkan untuk mendukung beberapa kegiatan sebagai berikut:
1) Pencarian pustaka lewat katalog dapat dilakukan dengan bantuan suatu sistem informasi perpustakaan
2) Pembacaan/pemanfaatan pustaka (di ruang perpustakaan) tidak hanya dilakukan terhadap media cetak tetapi juga terhadap media elektronis (CD-ROM), disket, hardisk) dengan bantuan sistem komputer dan teknologi komunikasi data. Dengan memanfaatkan akses jarak jauh (LAN, WAN, Internet), pengguna layanan perpustakaan tidak harus berada dibangunan perpustakaan, tapi dapat berada dimanapun untuk membaca/memanfaatkan layanan perpustakaan (situasi ini biasa disebut sebagai virtual library- lihat Smith dkk, 1995).
3) Peminjaman pustaka di era informasi tidak lagi dibatasi oleh koleksi perpustakaan setempat, tapi mendunia (karena pustaka berupa berkas elektronis). Situasi seperti ini disebut sebagai library without walls.

Pergeseran Fungsi Perpustakaan Seiring dengan Perkembangan Teknologi

Universitas Gadjah Mada sebagai pemimpin dalam pendidikan di Indonesia, perlu adanya perpustakaan yang mampu menjembatani pengembangan kualitas sumber daya manusia dengan visi dan misi organisasi. Jika sebelum teknologi diterapkan ke dalam dunia pendidikan, maka wajarlah jika sekarang Universitas Gadjah Mada melakukan perencanaan strategis untuk membuat tujuan, sasara, dan kegiatan-kegiatan yang akan dicapai dalam upaya penerapan knowledge management. Tujuan utama dari hal tersebut adalah untuk mengelola, menerapkan, dan memelihara sumber-sumber informasi, serta mendukung basis pengetahuan Universitas Gadjah Mada dengan sistem dan teknologi yang tepat.

Seperti yang telah diungkapkan di atas bahwa jenis kegiatan pelayanan dalam perpustakaan Universitas Gadjah Mada mencakup dua sisi penyedia layanan dan pemakai layanan, maka penerapan teknologi informasi dalam cakupan knowledge management perpustakaan telah mengubah beberapa paradigma akan fungsi perpustakaan secara keseluruhan. Perpustakaan tidak lagi menjadi tempat untuk mendapatkan buku pengetahuan, namun juga menjadi tempat munculnya ide-ide baru dan pengembangan pemikiran baru berdasarkan kemudahan akses informasi baik cetak maupun non cetak. Kondisi semacam ini tentunya sangan mendukung pada iklim knowledge sharing berbagai pihak yang terlibat dalam institusi pendidikan.

Perubahan fungsi perpustakaan sebagai akibat dari perkembangan teknologi sangat bergantung pula pada partisipasi dan kerjasma berbagai komponen di dalamnya, meliputi dari staff karyawan, pustakawan, mahasiswa, dosen, rektor,dan pihak lainnya untuk mewujudkan suatu perpustakaan yang berbasis teknologi dan dapat menyediakan informasi kapanpun.

Knowledge Management dalam Perpustakaan Universitas Gadjah Mada

Untuk menunjang perkembangan ilmu pengetahuan dan inforamasi perpustakaan juga senantiasa berbenah diri untuk menjaga kelancaran layanan. Era saat ini perpustakaan mulai disentuh oleh kecanggihan Teknologi Informasi yang menampilkan keramahan dalam penggunaan sehingga para pengguna perpustakaan dimanjakan dengan pelayanan yang cepat dan akurat sejak mulai pendaftaran anggota, peminjaman, dan pengembalian. Sebagai mana pengguna para pustakawan juga menjadi lebih santai dengan tidak direpotkan dengan tumpukan kertas yang harus direkap karena semua sudah dilakukan secara otomatis oleh komputer. Dalam hal ini komputer memberikan pelayanan. Bahan pustaka yang tertulis, tercetak dan terekam terbentuk menjadi pusat sumber informasi yang sistematis dan otomatis untuk didayagunakan bagi keperluan pendidikan, penelitian dan rekreasi intelektual bagi kemajuan bangsa dan peningkatan kualitas masyarakat.

Dalam knowledge management terdapat beberapa tahapan agar suatu knowledge yang tersimpan dalam organisasi (Universitas Gadjah Mada) dapat dikelola dengan baik. Adapun tahapan dalam knowledge management tersebut meliputi :
1. berbagi pengetahuan yang belum digali (tacit)
2. menciptakan konsep
3. membenarkan konsep
4. membangun prototype
5. melakukan penyebaran pengetahuan

Penerapan teknologi informasi di perpustakaan Universitas Gadjah Mada dapat difungsikan dalam berbagai bentuk, antara lain:
1. Penerapan teknologi informasi digunakan sebagai Sistem Informasi Manajemen Perpustakaan. Bidang pekerjaan yang dapat diintegrasikan dengan sistem informasi perpustakaan adalah pengadaan, inventarisasi, katalogisasi, sirkulasi bahan pustaka, pengelolaan anggota, statistik dan lain sebagainya. Fungsi ini sering diistilahkan sebagai bentuk Automasi Perpustakaan.
2. Penerapan teknologi informasi sebagai sarana untuk menyimpan, mendapatkan dan menyebarluaskan informasi ilmu pengetahuan dalam format digital. Bentuk penerapan TI dalam perpustakaan ini sering dikenal dengan Perpustakaan Digital.

Teknologi knowledge management yang diterapkan dalam perpustakaan online Universitas Gadjah Mada menyediakan beberapa kemudahan akses baik untuk terhubung dengan perpustakaan universitas lain di dalam negeri maupun terhubung dengan universitas luar negeri, selain itu juga fasilitas perpustakaan online ini dilengkapi dengan beberapa jurnal asing.



KESIMPULAN

Berdasarkan kajian di atas, dapat ditarik kesimpulan pada penerapan sistem informasi perpustakaan Universitas Gadjah Mada :
1. Perpustakaan dapat dimaksimalkan peranannya dalam pengembangan mutu sumber daya organisasi pendidikan seperti universitas. Begitu pula dalam lingkungan Universitas Gadjah Mada sebagai universitas berkompeten lebih memperhatikan perpustakaan lebih dari sekedar tambang pengetahuan namun juga sebagai tempat pengembangan ideologi pengetahuan yang berkelanjutan.
2. Knowledge management tidak dapat diterapkan secara terpisah dengan aktivitas operasional dan teknologi informasi, karena ketiganya saling berkaitan dan mendukung dalam upaya penciptaan institusi yang berwawasan pengetahuan.
3. Knowledge management yang terintegrasi dengan sistem informasi pendidikan akan meningkatkan Universitas Gadjah Mada mengembangkan mahasiswa untuk mengelola berbagai pengetahuan yang diperoleh dan selanjutnya dapat digunakan dalam lingkungan pendidikan secara keseluruhan.
4. Penerapan teknologi berbasis web menjadi faktor penting dalam penerapan knowledge management dan sistem informasi perpustakaan yang menghasilkan jaringan perpustakaan (perpustakaan digital).